Datenschutzerklärung

Präambel

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung der Web-App „ProfitPilot“ verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung beruht. Zudem erhalten Sie Informationen zu Empfängern der Daten, zu etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer sowie zu Ihren Rechten als betroffene Person.

„ProfitPilot“ ist ein SaaS-Tool zur wirtschaftlichen Projekt-, Auftrags- und Profitabilitätskalkulation für Freelancer, Selbständige, kleine Agenturen und sonstige Dienstleister.

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Für Datenschutzanfragen können Sie insbesondere folgende Kontaktadresse nutzen: E-Mail: info@profit-pilot.eu

Geltungsbereich und Nutzerkreis

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Website unter der Domain profit-pilot.eu sowie
• die hierüber erreichbare SaaS-Web-App „ProfitPilot“ zur wirtschaftlichen Projekt- und Auftragskalkulation, Nachkalkulation, Risikoanalyse und Erstellung von Profitabilitätsprognosen.

Die Anwendung richtet sich primär an:

• Geschäftskunden (B2B),
• Freelancer und Selbständige.

Innerhalb der App bestehen unterschiedliche Nutzerrollen (z.B. Admin und Standardnutzer). Die Zuordnung zu einer Rolle entscheidet über die jeweiligen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Informationen zu Funktionsumfang, Tarifen und vertraglichen Regelungen können Sie den jeweiligen AGB und Leistungsbeschreibungen auf der Website entnehmen.

Allgemeine Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Website und SaaS-App (inkl. Registrierung, Login, Nutzerverwaltung)
• Durchführung und Abwicklung der Nutzungsverträge (SaaS-Dienst zur wirtschaftlichen Projektkalkulation und Analyse)
• Speicherung und Verwaltung von Projekten, Angeboten, Kalkulationen, Zeit-, Kosten- und Umsatzdaten
• Erstellung von Profitabilitätsprognosen, Margen- und Zielpreiskalkulationen, Risikoanalysen
• Zahlungsabwicklung (Stripe)
• Kommunikation und Support (z.B. bei Anfragen, Fehlern, Feedback)
• Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Fehleranalyse (u.a. durch Server- und Anwendungs-Logs)
• Nutzungsanalyse und Produktverbesserung (u.a. mit Google Search Console)

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Vorgang – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Verarbeitung für die Nutzung von ProfitPilot erforderlich ist (insbesondere Account-Anlage, Login, Kernfunktionen der App, Zahlungsabwicklung).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Abrechnungs- und Vertragsdaten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), insbesondere bei der Verarbeitung von Nutzungs- und technischen Daten zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung unseres Angebots (inkl. Analytics mittels Google Search Console).

Derzeit setzen wir keine Funktionen ein, die auf einer Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 7 DSGVO beruhen. Insbesondere setzen wir keine Marketing-/Werbe-Cookies zu Tracking-Zwecken ein und geben keine personenbezogenen Daten an Werbenetzwerke weiter.

Zur besseren Übersicht lassen sich die wesentlichen Datenkategorien folgenden Rechtsgrundlagen zuordnen:

• Registrierungs-, Account- und Vertragsdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Tarifinformationen): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• In der App verarbeitete Geschäfts- und Inhaltsdaten (z.B. Projekt-, Auftrags-, Kunden- und Kalkulationsdaten): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber den betroffenen Dritten (z.B. Ihren Kunden/Mitarbeitern) in der Regel im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten (z.B. Rechnungsinformationen, Zahlungsstatus): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Nutzungs-, Protokoll- und Logdaten (z.B. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkte, Fehler-/Crash-Logs): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kommunikationsdaten (z.B. Support-Anfragen, E-Mail-Korrespondenz): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Keine Steuer- oder Unternehmensberatung, keine automatisierten Einzelentscheidungen

Die durch ProfitPilot bereitgestellten Berechnungen, Auswertungen und Empfehlungen dienen ausschließlich der internen Kalkulation und Organisation Ihrer Projekte und Geschäftsvorgänge. Sie stellen keine steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung dar und ersetzen keine individuelle Beratung durch Steuerberater oder andere Fachleute.

Es finden im Rahmen der Nutzung von ProfitPilot keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 Abs. 1 DSGVO).

ProfitPilot setzt derzeit keine KI-gestützten Profiling-Verfahren ein, bei denen automatisiert umfangreiche Persönlichkeits- oder Verhaltensprofile über einzelne Nutzer erstellt werden. Soweit wir künftig KI-Funktionen einführen, die eine eigenständige Bewertung oder Klassifizierung von Personen vornehmen, werden wir hierüber gesondert informieren und – soweit erforderlich – eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO einholen.

Keine Nutzung zu Werbezwecken / keine Weitergabe an Werbenetzwerke

Ihre Daten werden nicht zum Zweck der Direktwerbung für Dritte verkauft oder an Werbenetzwerke oder andere Marketingplattformen weitergegeben. Es kommen keine Retargeting- oder Remarketing-Dienste und keine Tracking-Technologien zu Werbezwecken zum Einsatz.

Wir verwenden Ihre in ProfitPilot verarbeiteten Daten nicht, um individuelle Marketingprofile über Sie zu erstellen oder Ihnen auf dieser Basis personalisierte Werbung Dritter anzuzeigen. Eine Verwendung von Nutzungsdaten zu eigenen Marketingzwecken beschränkt sich – soweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützbar – auf allgemein gehaltene Informationen über unsere Leistungen (z.B. Hinweise auf neue Funktionen), ohne dass hierfür eine detaillierte Auswertung Ihres individuellen Nutzungsverhaltens erfolgt. Ebenso führen wie kein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO zu Marketing- oder Werbezwecken durch.

Besondere personenbezogene Daten und Minderjährige

Die App ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Daten) oder Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten im Sinne von Art. 10 DSGVO zu verarbeiten. Entsprechender Input ist im Rahmen der vorgesehenen Nutzung nicht erforderlich.

Die Nutzung von ProfitPilot ist nicht für Kinder oder Minderjährige vorgesehen. Daten von Kindern sollen nicht verarbeitet werden (Art. 8 DSGVO).

Produktentwicklung, Statistiken und anonymisierte Auswertungen

Wir behalten uns vor, aus den bei der Nutzung von ProfitPilot anfallenden Daten anonymisierte oder aggregierte Auswertungen zu erstellen (z.B. Statistiken zur durchschnittlichen Nutzungsintensität, Erfolgsquoten bestimmter Funktionstypen, allgemeine Wirtschaftlichkeitskennzahlen ohne Personenbezug). Solche Auswertungen enthalten keine Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen oder konkrete Kundenbeziehungen zulassen. Sie dienen ausschließlich der Weiterentwicklung und Optimierung unseres Produkts sowie der Erstellung allgemeiner Markt- und Nutzungsanalysen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Verarbeitung erfolgt möglichst ohne Personenbezug (z.B. Aggregation, Anonymisierung).

Besuch unserer Website / Web-App (ohne Login)

Server-Logfiles und technische Zugriffsdaten

Erhobene Daten

Beim Aufruf unserer Website oder Web-App werden automatisch bestimmte technische Daten verarbeitet, u.a.:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten/Dateien,
• übertragene Datenmenge,
• Browsertyp und Betriebssystem,
• ggf. Referrer-URL.

Zwecke der Verarbeitung

• Darstellung und Bereitstellung der Website/Web-App,
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit (z.B. zur Abwehr von Angriffen),
• technische Fehleranalyse und Verbesserung des Angebots.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Zugriffsdaten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Website und Web-App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Server-Logdaten werden in der Regel zwischen 7 und 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung im Einzelfall (z.B. zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen) erforderlich ist.

Technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien

Wir setzen in der Web-App technisch notwendige Cookies und/oder vergleichbare Technologien (z.B. Local Storage, Session Storage) ein, um:

• Logins und Sessions zu ermöglichen,
• Sicherheit (z.B. Schutz vor CSRF-Angriffen) zu gewährleisten,
• grundlegende Funktionen der App bereitzustellen und Nutzereinstellungen zu speichern.

Soweit hierbei auf Informationen zugegriffen wird, die bereits in Ihrem Endgerät gespeichert sind oder Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, erfolgt dies ausschließlich, soweit dies zur Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten Telemediendienstes technisch unbedingt erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diesen Zugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich – je nach Zweck – auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, z.B. Login, Session-Management) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch funktionsfähigen und sicheren Online-Dienst).

Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der SaaS-App ist die Registrierung eines Nutzerkontos erforderlich.

Verarbeitete Daten

Bei der Registrierung und im Rahmen der Kontonutzung verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse,
• Benutzername,
• Passwort (nur in gehashter Form gespeichert),
• Profildaten und Einstellungen (z.B. Sprache, Konfiguration),
• Kontostatus, gebuchter Tarif bzw. Vertragsmodell.

Zwecke

• Einrichtung, Verwaltung und Nutzung des Nutzerkontos,
• Authentifizierung bei der Anmeldung,
• Zuordnung Ihrer Aktivitäten in der App zu Ihrem Konto,
• Verwaltung von Vertragsverhältnissen (z.B. Freemium-Modell, Abonnements, ggf. „Lifetime“-Modelle und dauerhafte Premium-Freischaltungen).

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit zur Durchführung des Nutzungsvertrags über die Verwendung der SaaS-App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer

Die Daten werden für die Dauer des aktiven Nutzerkontos gespeichert. Nach Löschung des Kontos oder Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht bzw. – soweit gesetzlich erforderlich – in separaten Systemen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert (z.B. Rechnungsdaten), vgl. Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Nutzung der SaaS-App (Projekte, Kalkulationen, Inhalte)

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung von ProfitPilot können u.a. folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Projektdaten, Angebotsdaten, Auftragsdaten und interne Bezeichnungen,
• Kunden- und Auftragsdaten (z.B. Kundennamen, ggf. Kontaktdaten),
• Rechnungs- und Abrechnungsdaten (z.B. Beträge, Positionen),
• Umsatzdaten, Kosten- und Zeiterfassungsdaten, Mitarbeiterstundensätze,
• weitere geschäftsbezogene Daten, die Sie im System hinterlegen,
• hochgeladene Inhalte/Dokumente mit Personenbezug (z.B. Dateien, Kalkulationstabellen).

Diese Daten können sich auf Ihre eigenen Mitarbeiter, Ihre Kunden, Endkunden und sonstige Geschäftspartner beziehen.

Zwecke

• Durchführung von Projekt-, Auftrags- und Angebotskalkulationen,
• Durchführung von Profitabilitäts-, Margen- und Wirtschaftlichkeitsanalysen,
• Nachkalkulation, Risikoanalyse und Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Aufträgen,
• Dokumentation Ihrer Projekte und geschäftlichen Vorgänge.

Rechtsgrundlage

Gegenüber Ihnen als Nutzer (Kunde) erfolgt die Verarbeitung dieser Daten zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verantwortung für Inhalte

Sie sind für alle Inhalte, die Sie in die App eingeben oder hochladen, selbst verantwortlich. Sie dürfen insbesondere keine rechtswidrigen Inhalte speichern, keine Rechte Dritter verletzen und sollten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Daten von Kindern (Art. 8 DSGVO) einpflegen, sofern dies nicht unbedingt erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Im Hinblick auf die datenschutzrechtliche Rollenverteilung gilt im Überblick: Gegenüber Ihren eigenen Registrierungs-, Account- und Nutzungsdaten sowie unserer Kommunikation mit Ihnen sind wir Verantwortlicher. Soweit Sie über ProfitPilot personenbezogene Daten Dritter (z.B. Ihrer Kunden oder Mitarbeiter) verarbeiten lassen, sind Sie hierfür Verantwortlicher. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten ergeben sich aus Abschnitt 14 dieser Datenschutzerklärung.

Protokollierung von Aktivitäten

Zur Gewährleistung von Nachvollziehbarkeit und Sicherheit können bestimmte Aktionen innerhalb der App (z.B. Anlegen, Ändern oder Löschen von Projekten, Aufträgen oder Nutzerkonten, insbesondere durch Administratoren) protokolliert werden. Diese Protokolle werden zur Sicherung der Integrität des Systems, zur Fehleranalyse sowie zur Unterstützung bei Support- und Compliance-Anfragen eingesetzt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Optionale Funktionen: Unternehmensstandort und Kalenderintegration

Unternehmensstandort

Sie können optional Standortdaten Ihres Unternehmens (z.B. Adresse, Region) hinterlegen, um bestimmte Auswertungen und Darstellungen (z.B. regionale Analysen) zu ermöglichen. Die Verarbeitung erfolgt hierbei auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Funktion Bestandteil der Leistung ist, bzw. Ihres berechtigten Interesses an einer optimierten Nutzung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Angaben sind freiwillig. Die App ist grundsätzlich auch ohne diese Angaben nutzbar.

Kalenderintegration

ProfitPilot kann optional mit einem externen Kalender verbunden werden. Dabei gelten folgende Grundsätze:

• ProfitPilot liest aus dem verbundenen Kalender ausschließlich Informationen aus, ob bestimmte Zeiträume „frei“ oder „belegt“ sind;
• Inhalte von Terminen (Titel, Beschreibung, Teilnehmer, Notizen etc.) werden nicht ausgelesen;
• der Zugriff erfolgt im Rahmen der von Ihnen erteilten Berechtigungen (z.B. im Rahmen der Kalender-API).

Rechtsgrundlage für den Zugriff ist – je nach Implementierung – die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. Ihre Einwilligung / Autorisierung gegenüber dem Kalenderanbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Nutzung dieser Integration ist freiwillig. Sie können ProfitPilot auch ohne Kalenderanbindung verwenden. Etwaige Einwilligungen gegenüber dem Kalenderanbieter können Sie dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Kommunikation und Support

Allgemeine Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per E-Mail oder über in der App bereitgestellte Support-Funktionen) verarbeiten wir:

• Ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse),
• den Inhalt Ihrer Anfrage (einschließlich ggf. darin enthaltene personenbezogene Daten),
• Metadaten der Kommunikation (z.B. Zeitpunkt, technische Parameter).

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist – je nach Kontext – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (soweit die Anfrage mit einem bestehenden oder geplanten Vertragsverhältnis zusammenhängt) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung sonstiger Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Datenschutzanfragen und Unterstützung bei Betroffenenrechten

Datenschutzbezogene Anfragen (z.B. Auskunft, Löschung, Berichtigung) können Sie insbesondere an info@profit-pilot.eu richten.

Im Rahmen unserer Rolle als Auftragsverarbeiter unterstützen wir unsere Geschäftskunden – auf Anfrage – bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung, Berichtigung) in Bezug auf in der App gespeicherte Daten (z.B. Ihrer Endkunden).

Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für kostenpflichtige Tarife und die Abwicklung von Zahlungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein.

Verarbeitete Daten und Empfänger

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden u.a. folgende Daten verarbeitet:

• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z.B. gebuchter Tarif, Zahlungsbetrag, Abrechnungszeiträume),
• Zahlungsinformationen (z.B. Karten-/Kontodaten, Payment-Tokens, Transaktionskennungen),
• technische Daten im Zusammenhang mit der Zahlung (z.B. IP-Adresse, Browserdaten).

Empfänger dieser Daten ist Stripe, das regelmäßig auch Gesellschaften mit Sitz in Drittländern (insbesondere USA) einsetzt (Art. 44 ff. DSGVO). Stripe verarbeitet bestimmte Daten auch in eigener Verantwortlichkeit (z.B. zur Zahlungsabwicklung, Betrugspävention).

Zweck und Rechtsgrundlage

Zweck ist die Abwicklung der von Ihnen veranlassten Zahlungen, Verwaltung von Abonnements und Dokumentation von Zahlungs- und Abrechnungsvorgängen sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Einsatz externer Dienstleister und Datenübermittlung in Drittländern

Hosting / Infrastruktur (Base44)

ProfitPilot wird über Cloud-Infrastruktur in den USA betrieben. Insbesondere kommen hierfür Base44 als Hosting- bzw. Infrastruktur-Provider zum Einsatz. Die Verarbeitung umfasst u.a. die Speicherung und Verarbeitung von Anwendungs-, Nutzer- und Logdaten. Zweck dieser Dienste ist die Bereitstellung einer skalierbaren, leistungsfähigen technischen Infrastruktur für die Web-App.

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Dienstleister ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich geschuldeten SaaS-Leistung) sowie unser berechtigtes Interesse an einer leistungsfähigen, skalierbaren technischen Infrastruktur (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Näheres entnehmen Sie bitte Abschnitt 10.6.

E-Mail-Dienstleister (Resend)

Für den Versand bestimmter E-Mails (z.B. Registrierungsbestätigungen, systemrelevante Benachrichtigungen, Support-Nachrichten) setzen wir den Dienstleister Resend ein. Dabei werden u.a. Ihre E-Mail-Adresse, Metadaten des Versands sowie E-Mail-Inhalte oder -Templates verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z.B. Versand vertragsrelevanter Informationen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Soweit Resend Daten in Drittländer übermittelt, gilt Abschnitt 10.6.

Fehler- und Stabilitätsanalyse (interne Logs)

Wir setzen zur Erkennung und Analyse von Fehlern und Stabilitätsproblemen interne Server- und Anwendungslogs ein. Verarbeitet werden dabei insbesondere technische Informationen (z.B. Browsertyp, Betriebssystem), IP-Adresse oder gekürzte IP-Adresse, Zeitpunkte und Kontext von Fehlermeldungen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren System (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Analyse der Website-Auffindbarkeit

Wir nutzen Google Search Console zur Analyse der Auffindbarkeit und Performance der Website in Suchmaschinen (z.B. Suchanfragen, Klickzahlen, technische Statusmeldungen). Zweck ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Optimierung unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Drittinhalte: Karten (OpenStreetMap / OpenMaps)

In der Anwendung können Kartendienste (z.B. OpenMaps / OpenStreetMap) eingebunden sein, z.B. zur Darstellung standortbezogener Informationen. Beim Aufruf solcher Karten kann der Anbieter technische Zugriffsdaten verarbeiten (z.B. IP-Adresse und Browserdaten). Rechtsgrundlage für diese Einbindung ist unser berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Darstellung von Standortinformationen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit hierbei auf Informationen im Endgerät zugegriffen wird, erfolgt dies nur, soweit dies zur Bereitstellung der Karte technisch unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Datenverarbeitung erfolgt dabei in Verantwortung des jeweiligen Kartenanbieters. Bitte beachten Sie insoweit die Datenschutzhinweise des jeweiligen Dienstes.

Datenübermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) und Schutzmaßnahmen

Mehrere der eingesetzten Dienstleister (insbesondere Base44, Stripe und Resend) haben Sitz oder Serverstandorte außerhalb der EU/EWR, insbesondere in den USA. Dabei handelt es sich um so genannte Drittländer im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO.

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer kann nicht ausgeschlossen werden, dass Behörden im Empfängerland auf die Daten zugreifen und dass Ihnen möglicherweise keine mit der EU vergleichbaren Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus, schließen – soweit erforderlich – geeignete vertragliche Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und treffen zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (z.B. TLS-Verschlüsselung, Hashing von Passwörtern, Zugriffsbeschränkungen). Gleichwohl kann ein mit der EU identisches Datenschutzniveau in allen Fällen nicht garantiert werden.

E-Mail-Hosting (z.B. IONOS)

Für die Abwicklung der E-Mail-Kommunikation (insbesondere Support- und Vertragskommunikation) nutzen wir einen E-Mail-Hosting-Dienstleister. Dabei werden Kommunikations- und Inhaltsdaten verarbeitet (z.B. E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalte, Metadaten). Rechtsgrundlage ist – je nach Kontext – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Soweit der Dienstleister außerhalb der EU/EWR sitzt oder Daten von dort verarbeitet, gelten die Hinweise in Ziff. 10.6 entsprechend.

Speicherdauer und Löschung

Grundsatz

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Nutzerdaten im Konto

Alle mit Ihrem Nutzerkonto verknüpften Daten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Nutzerkonto löschen oder der SaaS-Vertrag endet, werden die zugehörigen personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht bzw. – soweit gesetzlich erforderlich – in einem separaten System archiviert (z.B. Rechnungsdaten, steuerlich relevante Informationen). Vor Vertragsende haben Sie die Möglichkeit, einen Datenexport vorzunehmen. Auf Wunsch können Geschäftskunden eine Lösch- bzw. Vernichtungsbestätigung erhalten. Rechtsgrundlagen sind Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Ihr Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO).

Logdaten und Backups

Server-Logs werden regelmäßig nach etwa 7 bis 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung im Einzelfall erforderlich ist (Art. 6 lit. f DSGVO). Backups werden typischerweise für 14 bis 30 Tage vorgehalten und danach durch neuere Sicherungen überschrieben.

Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

Es besteht ein dokumentiertes Lösch- und Aufbewahrungskonzept. Personenbezogene Kontodaten werden nach Vertragsende grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Logdaten werden regelmäßig nach etwa 7–30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Backups werden typischerweise 14–30 Tage vorgehalten und anschließend überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere für Rechnungs- und Abrechnungsdaten) bleiben unberührt. Export- und Löschfunktionen stehen zur Verfügung.

Betroffenenrechte

Sie haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder andere Rechtsgrundlagen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), insbesondere im Hinblick auf in der App gespeicherte Daten, die Sie über Exportfunktionen anfordern oder exportieren können.
• Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO), z.B. gegen bestimmte Formen der Nutzungsanalyse oder Logging.
• Soweit künftig Verarbeitungen auf einer Einwilligung beruhen sollten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie insbesondere folgende Adresse nutzen: E-Mail: info@profit-pilot.eu

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, Art. 32 DSGVO. Hierzu gehören insbesondere:

• durchgehende TLS/HTTPS-Verschlüsselung für die Kommunikation mit der App,
• Hashing der Passwörter,
• Zugriffsbeschränkungen und Rollen-/Rechtesystem (z.B. Admin vs. Standardnutzer),
• regelmäßige Backups der Daten,
• mandantengetrennte Verarbeitung der Daten verschiedener Kunden (logische Trennung),
• interne Prozesse zur Identifikation, Dokumentation und Behebung von Sicherheits- und Datenschutzvorfallällen.

Kunden können auf Anfrage interne Dokumentationen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen erhalten. Remote-Audits (z.B. per Videokonferenz, Dokumentenprüfung) sind grundsätzlich möglich.

Besonderheiten der Rollenverteilung (Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter)

Für Ihre eigenen Nutzerdaten – insbesondere Registrierungs-, Account- und Nutzungsdaten sowie unsere Kommunikation mit Ihnen – sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Soweit Sie in ProfitPilot personenbezogene Daten Dritter (insbesondere Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder sonstiger Betroffener) speichern oder verarbeiten lassen, sind Sie Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7, Art. 24 DSGVO. Sie stellen insbesondere sicher, dass:

• eine geeignete Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung vorliegt (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO),
• die betroffenen Personen ordnungsgemäß über die Verarbeitung und unsere Einbindung als Auftragsverarbeiter informiert werden (Art. 13, 14, 28 DSGVO),
• Ihre internen Lösch-, Aufbewahrungs- und Betroffenenrechteprozesse mit den in ProfitPilot verfügbaren Funktionen (z.B. Export, Löschung) kompatibel sind.

Für die von Ihnen eingepflegten personenbezogenen Daten Dritter verarbeiten wir die Daten ausschließlich zur Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktionen der App und damit in Ihrem Auftrag und auf Ihre Weisung als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der entsprechende Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil unserer Vertragsunterlagen (z.B. AGB / SaaS-Vertrag) und nennt insbesondere die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (derzeit u.a. Base44, Resend, Stripe). Datenzugriffe durch diese Unterauftragsverarbeiter erfolgen nur auf Grundlage dieser Vereinbarungen und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 28, 44 ff. DSGVO).

Soweit wir bei der Nutzung von ProfitPilot anfallende Daten zu eigenen Zwecken verarbeiten – etwa in pseudonymisierter oder aggregierter Form zur Fehleranalyse, Sicherstellung von Sicherheit und Stabilität, Missbrauchsvermeidung oder Produktverbesserung – erfolgt dies als eigener Verantwortlicher auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei achten wir auf Datensparsamkeit und verarbeiten diese Daten möglichst ohne direkten Personenbezug (z.B. durch Aggregation oder Pseudonymisierung) und nur, soweit Ihre berechtigten Interessen dem nicht entgegenstehen.

Wir unterstützen Sie als Verantwortlichen im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen und der gesetzlichen Vorgaben (insbesondere Art. 28, 32 DSGVO), z.B. durch:

• bereitgestellte Export- und Löschfunktionen in der App,
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten (Art. 12–22 DSGVO) auf Anfrage,
• Informationen zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen und zu eingesetzten Unterauftragsverarbeitern,
• Unterstützung bei der Behandlung von Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen (Art. 33, 34 DSGVO), etwa im Rahmen der in Abschnitt 15 beschriebenen Incident-Prozesse.

Meldung von Datenschutzvorfallällen

Datenschutz- oder Sicherheitsvorfälle können sowohl Ihre eigenen Daten als auch die Daten Ihrer Endkunden betreffen.

Bitte melden Sie uns etwaige Vorfälle unverzüglich an:

E-Mail: info@profit-pilot.eu

Wir reagieren unverzüglich, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnisnahme eines Vorfalls. Es bestehen interne Prozesse zur Identifikation, Bewertung, Dokumentation und Behebung von Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen. Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, unterstützen wir unsere Kunden bei der Erfüllung ihrer Melde- und Informationspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen.

Keine besonderen Branchenzertifizierungen

Derzeit liegen keine besonderen branchenspezifischen Zertifizierungen vor, die im Zusammenhang mit der Nutzung von ProfitPilot relevant wären.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Datenverarbeitung oder die zugrunde liegenden rechtlichen Rahmenbedingungen ändern, z.B. durch:

• Einführung neuer Funktionen oder Dienste (z.B. weiterer Zahlungsdienstleister, Analyse-Tools),
• Änderungen der eingesetzten Infrastruktur (z.B. Hosting-Provider, Unterauftragsverarbeiter),
• geänderte gesetzliche oder behördliche Anforderungen.

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist über die Website profit-pilot.eu abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Einwilligung oder Ihre vertraglichen Beziehungen betreffen, informieren wir Sie – soweit möglich – zusätzlich innerhalb der App oder per E-Mail.

Diese Datenschutzerklärung kann zu Informationszwecken in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Maßgeblich und rechtlich verbindlich ist ausschließlich die deutsche Fassung.

Stand: 05.06.2026